Idéfasen

Nøkkelprosesser

• Behandling av prosjektideer
  I de fleste organisasjoner er det mange idéer til prosjekter som kunne være relevante og spennende å gjennomføre. På tross av dette strander ofte idéer fordi de ikke fanges opp og behandles i de rette beslutningsorganer som har mandat til å igangsette prosjekter.
  
  Det er derfor viktig at alle organisasjoner får definert mer eller mindre formelle prosesser til å fange opp prosjektidéer fra organisasjonen, og får idéene kanalisert videre til det rette beslutningsorgan. Metoder for å fange opp og strukturere prosjektidéer er prosjektporteføljestyring og governancemodeller, som organisasjonen styrer sine prosjekter ut fra.
  
  Behandling og vurdering av prosjektpotensial tidlig i et prosjektforløp er svært effektivt i forhold til å få stoppet uhensiktsmessige prosjekter.

• Godkjennelse til videre arbeid med prosjektet
  På bakgrunn av et nedskrevet initieringsgrunnlag for et prosjekt, skal det tidlig i prosjektforløpet sikres en formell godkjennelse til å gjennomføre mer detaljert analyse og planleggingsarbeid i prosjektet.
  
  Mange prosjekter når videre fra idéfasen og gjennomgår en detaljert analyse, uten at det er foretatt en tidlig vurdering av om prosjektet er i overensstemmelse med organisasjonens strategi, om det finnes ressurser til prosjektet, eller om kompetanse til å gjennomføre prosjektet suksessfullt er til stede. Prosjekter bør allerede i idéfasen gjennomgå en kritisk vurdering som avgjør om prosjektet skal føres videre til en mer detaljert analyse. Det kan spares mye ressurser ved å gjennomføre en tidlig kvalitetssikring av prosjektideer, så man unngår å bruke ressurser på en grundigere analyse senere.

Gode råd

1. Samle inn alle idéer i organisasjonen og viderebring dem til de rette beslutningsorganer.
2. Vurdér hvilken prosjekttype det er snakk om. Hvis det f.eks. er snakk om et prosjekt som gjennomføres for å overholde ny lovgivning, kan prosjektet raskt behandles og igangsettes.
3. Påbegynne overveielse av mulige gevinster prosjektet gir kontra risiko og omkostninger prosjektet sannsynligvis vil inneholde. Dette kan stanse de minst attraktive prosjektideene og motsatt fremme de mest interessante.
4. Utpek gjerne styregruppeleder og prosjektleder allerede i denne fasen.
5. Involver tidlig styregruppelederen og andre ressurspersoner i utarbeidelsen av beslutningsgrunnlaget, så de tidlig i prosjektets levetid opplever eierskap til prosjektet.
6. Skap retning og sammenheng så det er strategisk overensstemmelse mellom prosjektideer og organisasjonens forretningsstrategi.
7. Bevilgninger til foranalyser, prosjekteringsfaser og implementeringsprosjekter bør holdes atskilt fra hverandre for på denne måten å sikre at det ikke kastes ”gode penger etter dårlige prosjekter, og at det endelige business case ikke låses på et tidspunkt hvor forutsetningene ennå ikke er kjente.
8. Overveie å etablere en porteføljestyringsmodell til håndtering og styring av organisasjonens prosjekter. Organisasjonens modenhet i prosjektstyring skal tilpasses porteføljestyringsmodellen så det ikke skapes rigide og uhensiktsmessige arbeidsprosesser som ikke passer til organisasjonens arbeidsform.