Prosjektroller og ansvar

Prosjektleder

Rolle:

• Prosjektlederen skal sikre kontakt til oppdragsgiveren for prosjektet, styregruppen, og er samtidig ansvarlig for den daglige ledelsen av prosjektet.

Ansvar:             

• Prosjektlederens ansvar i forhold til styregruppen er å sørge for grunnlaget for styregruppens beslutninger i form av rapportering om fremdrift og ressursforbruk. Prosjektlederen skal videre engasjere og motivere styregruppen til å ivareta sin ledelsesrolle.
• Prosjektlederen er i sin ledelse av prosjektet ansvarlig for å anvende og oppdatere ledelsesproduktene som inngår i prosjektledelsen og som øker kvaliteten av prosjektlederens arbeid, eksempelvis business case, prosjektplan og usikkerhetslogg. Dessuten skal prosjektlederen forestå kontrollmekanismene som er nødvendige for vurdering av prosjektets løpende utvikling.
• Som ansvarlig for den daglige ledelse av prosjektet skal prosjektlederen sikre at de ressursene som er i prosjektteamet spiller konstruktivt sammen, både innbyrdes og i forhold til de målene som eksisterer for prosjektet.

Prosjekteier

Rolle:

• Prosjekteieren er den overordnede eier av prosjektet, og basisorganisasjonens øverste representant i forhold til prosjektet.
• Prosjekteier og styregruppeformann vil ofte være samme person.

Ansvar:

• Prosjekteieren er basisorganisasjonens øverste ansvarlige for prosjektet, og er ansvarlig for å treffe beslutninger om prosjektets igangsetting, videreføring og avslutning.

Styregruppeleder

Rolle:

• Styregruppelederen er prosjektets representant overfor basisorganisasjonen. Det er samtidig styregruppelederens rolle å treffe nødvendige beslutninger som ligger utenfor prosjektlederens mandat.
• Prosjekteier og styregruppelederen vil ofte være samme person.

Ansvar:

• Styregruppelederen er på vegne av basisorganisasjonen ansvarlig for å tildele ressursene som er nødvendige for gjennomføring av prosjektet, og skal utstede ad hoc-anvisninger dersom uforutsette hendelser oppstår.
• Som ansvarlig for relasjonen til basisorganisasjonen skal styregruppelederen ivareta kommunikasjonen med interessenter og virksomhetsledelse, slik at endrede mål og vilkår i basisorganisasjonen bringes til prosjektet.

Styregruppemedlemmer

Rolle:

• Styregruppemedlemmer skal representere sin egen basisorganisasjon i prosjektet, og velges typisk ut som representanter for særlige roller, f.eks. leverandørrepresentant og  brukerrepresentant.
• Styringsgruppen settes ideelt sett sammen slik at både representanter fra den eller de leverandører som inngår i prosjektet og en representant for brukerne finnes i denne. Det er vesentlig at representanter har kjennskap til hele det området som et prosjekt påvirker. Hvis en slik person ikke finnes, kan flere representanter utvelges.

Ansvar:

• Representantene i styringsgruppen skal sikre at deres egen basisorganisasjons interesser i prosjektet blir ivaretatt. Eksempelvis er en representant for brukerne ansvarlig for å sikre at prosjektet oppfyller de krav som ble nedskrevet i business caset om f.eks. funksjonalitet og brukervennlighet .
• Det er styregruppemedlemmenes ansvar å fremme og fastholde det ønskede utbytte av prosjektet sett fra deres basisorganisasjons side.
• Styregruppemedlemmene har det overordnede ansvaret for prioriteringen i prosjektet, og skal løse eventuelle prioriteringskonflikter som måtte oppstå.
• Styregruppemedlemmene er ansvarlige for prosjektets kommunikasjon til deres egen organisasjon. 

Referansegruppemedlem

Rolle:

• Referansegruppemedlemmene har i mange henseender samme rolle som et styregruppemedlem i forhold til å representere sin egen basisorganisasjon, og vil typisk være representert i gruppen på bakgrunn av en bestemt kunnskap eller rolle. Forskjellen i forhold til styregruppemedlemmene er at et referansegruppemedlem ikke har direkte påvirkning i et prosjekt, men utelukkende agerer som høringsorgan.
• Referansegruppen settes sammen av interessenter i prosjektet som i etterkant vil oppleve påvirkninger av prosjektet,  personer som har relevant viten i forhold til prosjektet og andre med relevante interesser i prosjektet.

Ansvar:

• Det er referansegruppemedlemmenes ansvar å levere mest mulig informasjon til prosjektet, slik at en vellykket prosjektgjennomføring, og etterfølgende implementering og gevinstrealisering kan sikres.
• Det er referansegruppemedlemmenes ansvar å fylle den bestemte rolle de representerer i gruppen, eks. representant for basisorganisasjonen, faglig kvalitetssikrer osv.

Prosjektdeltaker

Rolle:

• Inngår i prosjektet som fagperson, og skal under ledelse av prosjektlederen utføre de arbeidsoppgaver som tildeles prosjektdeltakeren.

Ansvar:

• Prosjektdeltakeren er ansvarlig for å utføre arbeidsoppgavene som tildeles fra prosjektlederen.
• Prosjektdeltakeren er ansvarlig for å informere prosjektlederen om fremdrift i arbeidet, sett i forhold til avtalte tidsplaner, og skal som fagperson informere om risiki eller forhindringer som eventuelt måtte oppstå i løpet av prosjektet.

Prosjektkoordinator

Rolle:

• Prosjektkoordinatoren skal understøtte prosjektlederens arbeid, herunder arbeidet med oppdatering og anvendelse av ledelsesprodukter.

Ansvar:

• Prosjektkoordinatoren er ansvarlig for, ut fra prosjektlederens anvisning, å utføre oppgaven med utarbeidelse og ajourføring av ledelsesprodukter.